Wie meteen bij het begin van de dag aan de eerste taak begint, mist vaak het bredere overzicht over wat de rest van de dag nog allemaal brengt. Pas wanneer een vergadering plots opduikt waar geen rekening mee was gehouden, wordt duidelijk hoe nuttig dat overzicht eigenlijk was geweest.
Neem daarom de eerste minuten van de dag om rustig door de agenda te lopen, voordat er aan een concrete taak wordt begonnen. Dit korte moment kost weinig tijd, maar geeft een veel duidelijker beeld van hoe de dag er ongeveer gaat uitzien.
Plan rond de vaste afspraken heen
Kijk tijdens dit korte overzicht vooral naar de vaste afspraken, zoals vergaderingen, en bepaal rond welke momenten er nog ruimte overblijft voor geconcentreerd werk. Zo wordt meteen duidelijk wanneer de dag het meest geschikt is voor de zwaardere taken.
Valt op dat de dag voller zit dan verwacht, dan is het beter dat vroeg te weten, zodat er nog kan worden bijgestuurd. Een taak die toch niet past, kan dan tijdig worden verplaatst in plaats van pas 's avonds te worden ontdekt.
Dit korte overzicht hoeft niet lang te duren, een paar minuten volstaan meestal om een goed beeld te krijgen. Het is vooral de gewoonte zelf die het verschil maakt, niet de hoeveelheid tijd die eraan wordt besteed.
Met de agenda al vroeg overzien, begint de dag met een duidelijk beeld in plaats van met verrassingen die pas later opduiken. Die rust aan het begin werkt vaak door in de rest van de dag.
Het kan daarbij helpen om niet alleen naar de afspraken zelf te kijken, maar ook kort na te denken over hoe je je op elke afspraak het best voorbereidt. Een vergadering waarvoor nog iets moet worden nagekeken, vraagt immers een andere aanpak dan een korte, informele babbel. Door dit onderscheid al vroeg te maken, verloopt de rest van de dag met minder onverwachte haast tussen de verschillende momenten door.
