Eine Aufgabenliste soll eigentlich helfen, den Tag zu ordnen, doch wird sie zu lang, kippt diese Wirkung schnell ins Gegenteil. Statt Klarheit zu schaffen, wirkt eine überfüllte Liste erdrückend, und man verliert den Überblick darüber, was davon wirklich wichtig ist.
Halte die Liste deshalb bewusst kurz, indem nur das aufgenommen wird, was in absehbarer Zeit tatsächlich angegangen werden soll. Alles andere kann auf eine separate Liste für später wandern, ohne den täglichen Überblick zu belasten.
Regelmässig ausmisten
Geh die Liste in regelmässigen Abständen durch und entferne Punkte, die sich erledigt haben oder inzwischen nicht mehr wichtig sind. Diese kurze Aufräumarbeit verhindert, dass sich über die Zeit unbemerkt alte, unwichtige Punkte ansammeln.
Eine kurze Liste lässt sich zudem viel schneller überblicken, wenn im Laufe des Tages entschieden werden muss, was als Nächstes angegangen wird. Bei einer langen Liste kostet allein das Durchlesen schon unnötig viel Zeit.
Widerstehe der Versuchung, jede kleine Idee sofort auf die Hauptliste zu schreiben. Nicht jeder Gedanke muss dort landen, manches darf auch einfach wieder losgelassen werden, wenn es sich als nicht so wichtig herausstellt.
Eine hilfreiche Faustregel ist, die Liste so kurz zu halten, dass sie ohne Scrollen auf einen Blick sichtbar bleibt, egal ob auf Papier oder am Bildschirm. Sobald die Liste diese Grenze überschreitet, lohnt es sich, kurz innezuhalten und ehrlich zu prüfen, was davon wirklich in den nächsten Tagen angegangen werden soll. Diese einfache Grenze zwingt dazu, Prioritäten bewusst zu setzen, statt einfach alles aufzuschreiben, was einem gerade in den Sinn kommt.
