Sind Besprechungen über die ganze Woche verteilt, zerstückeln sie jeden einzelnen Tag ein wenig, selbst wenn keiner der Termine für sich genommen lange dauert. Zwischen den Terminen bleibt oft zu wenig zusammenhängende Zeit übrig, um sich wirklich in eine anspruchsvolle Aufgabe zu vertiefen.
Reserviere stattdessen einen festen Wochentag hauptsächlich für Besprechungen und versuche, die übrigen Tage möglichst frei von Terminen zu halten. So entsteht an den restlichen Tagen mehr zusammenhängende Zeit für konzentriertes Arbeiten.
Ausnahmen bewusst begrenzen
Ganz ohne Ausnahmen wird diese Aufteilung selten funktionieren, doch je konsequenter sie eingehalten wird, desto grösser ist der Effekt. Ein dringender Termin ausserhalb des festen Tages sollte die Ausnahme bleiben, nicht die Regel.
Kündigt sich frühzeitig ein neuer Termin an, lohnt es sich, zuerst zu fragen, ob er auch am festen Besprechungstag stattfinden kann. Oft ist das problemlos möglich, wenn beide Seiten etwas Flexibilität zeigen.
Mit der Zeit gewöhnen sich auch Kolleginnen und Kollegen an diesen festen Tag und planen ihre eigenen Anfragen von sich aus entsprechend ein. Die Aufteilung wird dadurch immer leichter einzuhalten, je länger sie besteht.
Es lohnt sich, diesen festen Tag auch bewusst so zu wählen, dass er nicht direkt an ein Wochenende grenzt, damit weder der Wochenstart noch der Wochenschluss unnötig belastet wird. Ein Tag in der Wochenmitte eignet sich für viele besonders gut, weil dort ohnehin schon ein gewisser Austausch stattfindet. Mit der Zeit gewöhnt sich das gesamte Umfeld an diesen Rhythmus, was die Planung für alle Beteiligten spürbar erleichtert.
