Papiere, die auf eine Antwort oder eine weitere Bearbeitung warten, verteilen sich mit der Zeit gerne über den ganzen Schreibtisch, wenn ihnen kein fester Platz zugewiesen wird. Am Ende weiss man kaum noch, welches Blatt zu welcher offenen Angelegenheit gehört.
Richte deshalb einen festen Platz ein, etwa eine einzelne Ablage oder ein Fach, in dem ausschliesslich diese wartenden Papiere liegen. Sobald ein Dokument auf eine Rückmeldung wartet, wandert es direkt dorthin, statt irgendwo auf dem Schreibtisch liegen zu bleiben.
Den Platz regelmässig durchsehen
Nimm dir in regelmässigen Abständen etwas Zeit, um die Ablage durchzusehen und zu prüfen, was inzwischen erledigt werden kann. Manche Angelegenheiten haben sich in der Zwischenzeit vielleicht schon von selbst geklärt.
Ein fester Platz für wartende Papiere macht auf einen Blick sichtbar, wie viel gerade offen ist. Diese Übersicht hilft dabei, nichts zu vergessen, ohne dass man den ganzen Schreibtisch danach durchsuchen muss.
Ist eine Angelegenheit endlich abgeschlossen, sollte das Papier sofort aus der Ablage entfernt werden. So bleibt der feste Platz stets aktuell und zeigt zuverlässig nur das, was tatsächlich noch offen ist.
Praktisch ist es zudem, die Ablage transparent oder zumindest leicht durchsichtig zu wählen, damit man auf einen Blick sieht, wie viel sich dort gerade ansammelt, ohne jedes Blatt einzeln herausnehmen zu müssen. Wird die Ablage über mehrere Tage hinweg spürbar voller, ist das ein deutliches Zeichen, dass wieder Zeit für eine Durchsicht ist. Diese sichtbare Rückmeldung funktioniert oft zuverlässiger als jede Erinnerung im Kalender, weil sie sich von selbst bemerkbar macht.
