Einzelne kurze Nachrichten, die nur wenige Worte als Antwort brauchen, wirken auf den ersten Blick harmlos, weil sie kaum Zeit kosten. Werden sie jedoch über den ganzen Tag verteilt sofort beantwortet, summieren sich die vielen kleinen Unterbrechungen zu einer spürbaren Störung der eigentlichen Arbeit.
Sammle solche kurzen Nachrichten stattdessen und beantworte sie gebündelt zu einer festen Zeit am Ende des Arbeitstages. So bleibt der restliche Tag frei von diesen kleinen Unterbrechungen, ohne dass die Nachrichten dabei liegen bleiben.
Eine kurze Liste hilft beim Sammeln
Führe während des Tages eine kurze Liste mit den Nachrichten, die auf diese Weise gesammelt beantwortet werden sollen. Ein Stichwort reicht meist aus, um sich später schnell wieder an den Inhalt zu erinnern.
Am Ende des Tages lässt sich diese Liste zügig abarbeiten, da die kurzen Antworten selten viel Nachdenken erfordern. Die gebündelte Runde dauert insgesamt oft weniger Zeit, als die einzelnen Unterbrechungen über den Tag verteilt gekostet hätten.
Ist eine Nachricht doch wirklich dringend, kann sie natürlich weiterhin sofort beantwortet werden. Die gesammelte Runde eignet sich vor allem für jene Nachrichten, bei denen eine Antwort erst am Abend keinen echten Unterschied macht.
Wer mit mehreren Personen zusammenarbeitet, kann diese Gewohnheit auch kurz ansprechen, damit niemand eine sofortige Antwort erwartet, wenn tatsächlich keine Dringlichkeit besteht. Ein einziger erklärender Satz reicht meist aus, damit das Umfeld die gebündelte Antwortzeit versteht und akzeptiert. Nach einigen Tagen zeigt sich häufig, dass die gesammelte Runde am Abend sogar entspannter wirkt, weil man mehrere kurze Antworten hintereinander erledigt, statt jedes Mal neu zwischen Aufgaben hin- und herzuspringen.
