Schůzka bez předem jasně stanoveného konce má tendenci se prodlužovat, i když by původní téma bylo možné probrat mnohem rychleji. Bez pevného časového rámce se snadno přidávají další vedlejší otázky, které s hlavním tématem přímo nesouvisí.
Stanovení pevného času ukončení hned při plánování schůzky pomáhá udržet ji věcnou a soustředěnou na to podstatné. Účastníci se pak přirozeně snaží vejít do daného času, místo aby diskuze plynule pokračovala bez jasného cíle.
Hlídat čas v průběhu schůzky
Krátké připomenutí zbývajícího času uprostřed schůzky pomáhá udržet tempo, zvláště pokud se diskuze začíná stáčet mimo hlavní téma. Stačí jedna věta, aby se pozornost vrátila zpět k tomu podstatnému.
Pokud se ukáže, že daný čas skutečně nestačí, je lepší naplánovat krátké pokračování jindy než schůzku donekonečna protahovat. Krátká, soustředěná setkání bývají obvykle produktivnější než jedno dlouhé bez jasných hranic.
Pevný konec schůzky také usnadňuje plánování zbytku dne, protože je předem jasné, kdy bude čas opět volný pro další úkoly.
Díky pevně stanovenému konci schůzky zůstává čas ostatních účastníků lépe chráněný a jednání se drží věcně u tématu. Den se pak dá plánovat s mnohem větší jistotou.
Osvědčuje se také na začátku schůzky krátce zopakovat, kolik času je k dispozici a co je hlavním cílem setkání, ještě předtím, než diskuze naplno začne. Tato jednoduchá připomínka pomáhá všem účastníkům od první minuty směřovat pozornost správným směrem, místo aby se to řešilo až v polovině schůzky. Stačí jedna nebo dvě věty na úvod, a zbytek jednání pak probíhá mnohem cíleněji.
U pravidelně se opakujících schůzek je navíc užitečné čas od času zhodnotit, zda se původně stanovená délka stále osvědčuje, nebo zda by bylo vhodnější ji mírně upravit. Potřeby týmu se totiž mohou postupně měnit, a pevný čas, který fungoval před několika měsíci, nemusí být ideální navždy.
