Některé schůzky mají ve zvyku pravidelně trvat déle, než bylo původně naplánováno, ať už kvůli povaze tématu, nebo kvůli počtu účastníků. Pokud na ně bezprostředně navazuje další schůzka, vzniká zbytečný chvat, který se přenáší i do té následující.
Mezi takové dvě schůzky je vhodné vložit krátký rezervní blok, i kdyby měl trvat jen pár minut. Tento prostor dovoluje první schůzku dokončit bez spěchu a zároveň se v klidu připravit na tu další.
Poznat, které schůzky rezervu potřebují
Ne každá schůzka rezervní čas vyžaduje, proto je užitečné všímat si, které z nich se opakovaně protahují. Právě u těchto pravidelných případů má rezervní blok největší smysl.
Pokud rezervní čas nakonec zůstane nevyužitý, protože schůzka skončila včas, není to žádná ztráta. Pár volných minut navíc v kalendáři nikdy neuškodí a dá se snadno využít jinak.
Tento zvyk také snižuje napětí spojené s neustálým sledováním hodin během schůzky, protože i mírné zpoždění už nemusí ohrozit tu následující.
Díky rezervnímu bloku mezi náročnějšími schůzkami působí den klidněji a přechody mezi jednotlivými body programu jsou méně hektické. Rezerva v kalendáři se tak snadno vyplatí.
Užitečné je také po několika týdnech zpětně zkontrolovat, které rezervní bloky byly skutečně využity a které zůstávaly pravidelně prázdné. Tento krátký přehled pomáhá lépe odhadnout, kolik rezervního času je pro daný typ schůzek opravdu potřeba, místo aby se stejné pravidlo aplikovalo plošně na celý kalendář. S touto zkušeností se plánování dalších týdnů stává postupně přesnější.
Rezervní čas se navíc dá využít i jako krátká příprava na následující schůzku, nejen jako prostý odpočinek. Pár minut věnovaných rychlému pohledu na materiály k další schůzce dokáže výrazně zlepšit kvalitu diskuze, aniž by bylo nutné vyhrazovat na přípravu samostatný čas jindy.
