Zonder een vast moment om vooruit te kijken, begint de week al snel met een gevoel van achter de feiten aanlopen. Taken en afspraken stapelen zich op zonder duidelijke volgorde, en pas halverwege de week wordt duidelijk hoe druk het eigenlijk gaat worden.
Maak daarom op maandagochtend bewust tijd vrij om de week door te nemen, voordat de eerste taken en berichten alle aandacht opeisen. Een kwartier is vaak al genoeg om een goed beeld te krijgen van wat er de komende dagen te doen staat.
Kijk naar de hele week, niet alleen naar vandaag
Kijk tijdens deze korte planning verder dan alleen de eerste dag, en breng in kaart welke dagen al vol zitten met afspraken en welke dagen nog ruimte bieden voor geconcentreerd werk. Dat overzicht maakt het makkelijker om taken op het juiste moment in te plannen.
Noteer de belangrijkste taken per dag, zodat je niet elke ochtend opnieuw hoeft te bedenken waar je aan begint. Een korte lijst per dag werkt vaak beter dan één lange lijst voor de hele week tegelijk.
Blijkt de week drukker te worden dan verwacht, dan is het juist prettig dat al vroeg te weten. Zo kan er op tijd worden bijgestuurd, in plaats van dat de drukte pas halverwege de week merkbaar wordt.
Het is daarbij verstandig om niet alleen naar de agenda te kijken, maar ook kort na te denken over welke taak deze week eigenlijk de meeste aandacht verdient. Zonder die vraag vooraf te stellen, glijdt de aandacht al snel naar wat toevallig het eerst binnenkomt, in plaats van naar wat werkelijk het belangrijkst is. Door dit elke maandag opnieuw te doen, wordt het steeds gemakkelijker om onderscheid te maken tussen taken die dringend lijken en taken die daadwerkelijk het meeste opleveren.
