Schon wenige Stunden nach einem Meeting verblassen viele Einzelheiten, selbst wenn das Gespräch im Moment noch ganz klar im Gedächtnis war. Wird die Zusammenfassung erst Tage später geschrieben, fehlen oft genau die kleinen Details, die eigentlich den Unterschied gemacht hätten.
Schreibe die Zusammenfassung deshalb noch am selben Tag, idealerweise direkt im Anschluss an das Gespräch. Wenige Sätze reichen aus, um die wichtigsten Punkte und die nächsten Schritte festzuhalten, solange alles noch frisch im Gedächtnis ist.
Kurz und konkret bleibt am längsten im Gedächtnis
Halte die Zusammenfassung bewusst kurz und konkret, statt jedes Detail des Gesprächs wiederzugeben. Eine knappe Liste der wichtigsten Punkte ist später deutlich leichter wieder durchzulesen als ein langer, ausführlicher Text.
Notiere insbesondere, wer sich um welchen nächsten Schritt kümmert, damit später keine Unklarheit darüber entsteht, was eigentlich vereinbart wurde. Diese Angabe ist häufig der wichtigste Teil der ganzen Zusammenfassung.
Verschickst du die Notiz an andere, die am Gespräch beteiligt waren, kann das gleichzeitig als kurze Bestätigung des Besprochenen dienen. Jeder hat dann dieselbe Grundlage, ohne sich später auf die eigene Erinnerung verlassen zu müssen.
Wer regelmäßig an vielen Besprechungen teilnimmt, profitiert besonders davon, sich für diese Zusammenfassungen ein einheitliches, immer gleiches Format anzugewöhnen. Ein solches Muster, etwa mit einer festen Reihenfolge für Thema, Ergebnis und nächste Schritte, macht das Schreiben deutlich schneller und das spätere Nachlesen übersichtlicher. Nach einigen Wochen wird deutlich, wie viele kleine Entscheidungen sonst einfach in Vergessenheit geraten wären, wenn niemand sie kurz festgehalten hätte.
