Nogle beskeder kan besvares med det samme, mens andre kræver, at man først skal undersøge noget eller vente på svar fra en anden, før man kan gå videre. Bliver disse beskeder liggende mellem alle de andre i indbakken, er det let at glemme dem eller at overse, at de stadig venter. En fast mappe til netop denne slags beskeder gør det muligt at flytte dem væk fra den daglige strøm uden at miste overblikket over dem.
Opret mappen, så den er let at finde igen, og giv den et navn, der tydeligt fortæller, hvad den bruges til. Når en besked kræver mere end et kort svar, flyttes den derover med det samme, i stedet for at blive stående og fylde i den almindelige indbakke. På den måde forbliver den daglige indbakke et sted, hvor man kun ser det, der reelt venter på en handling lige nu.
Tjek mappen på et fast tidspunkt
Sæt et fast tidspunkt af, gerne en gang om ugen, til at gå igennem mappen og se, om noget nu kan afsluttes. Nogle beskeder har måske løst sig selv i mellemtiden, mens andre stadig venter på et svar, man selv skal give. Den faste gennemgang forhindrer, at mappen bare vokser og vokser uden nogensinde at blive tømt.
Skriv gerne en kort note ved siden af beskeden om, hvad næste skridt egentlig er, så man ikke skal læse hele tråden igen for at huske, hvor sagen står. En enkelt linje er som regel nok til at spare flere minutters genlæsning, næste gang mappen bliver gennemgået.
Når en sag endelig er afsluttet, flyttes beskeden ud af mappen med det samme, så den ikke bliver liggende som en påmindelse om noget, der reelt er overstået. En mappe, der kun rummer det, der faktisk venter, er langt lettere at overskue end en, der samler alt fra flere måneder tilbage.
Med en fast mappe til beskeder under opfølgning bliver den almindelige indbakke mindre af et sted, hvor ting både skal besvares og huskes på samme tid. De to opgaver er adskilt, og det gør begge dele lettere at holde styr på gennem en travl uge.
