I løpet av en vanlig arbeidsdag dukker det stadig opp små oppgaver som egentlig ikke haster, men som likevel havner øverst i tankene fordi de nettopp ble husket på. Uten et sted å plassere dem, blander de seg lett med det som faktisk er viktig akkurat i dag.
Opprett en egen liste for slike oppgaver, atskilt fra dagens viktigste punkter. Så snart en tanke dukker opp om noe som kan vente, skrives den ned der, og man kan trygt legge den fra seg og fortsette med det man egentlig holdt på med.
Gå gjennom listen med jevne mellomrom
Sett av litt tid en gang i uken til å gå gjennom listen og se hva som fortsatt er aktuelt. Noe har kanskje blitt viktigere med tiden og bør flyttes over til en av de kommende dagene, mens annet rett og slett ikke lenger er nødvendig.
Listen fungerer best når den forblir kort og oversiktlig. Blir den for lang, er det lett å miste motivasjonen til å gå gjennom den i det hele tatt, og da mister den mye av sin hensikt som et sted å legge fra seg tanker.
Ved å skille det som haster fra det som kan vente, blir dagens egentlige prioriteringer tydeligere. Man slipper å bære rundt på en lang mental liste over alt som en dag bør huskes på.
Det kan også være nyttig å skille mellom oppgaver som kan vente en dag eller to, og oppgaver som egentlig kan vente en hel måned uten at noe går galt. De to gruppene krever ulik oppfølging, og ved å notere en omtrentlig frist ved siden av hver oppgave blir det lettere å vite når det er på tide å ta dem frem igjen. En liste som aldri blir gjennomgått mister uansett sin verdi, så selv de minst hastende punktene fortjener et blikk innimellom.
