Midt i en travel dag er det lett å miste oversikten over hvilke meldinger som faktisk venter på et svar, og hvilke som allerede er ferdigbehandlet. En kort liste, skrevet ved siden av innboksen, gir et raskt overblikk uten at man må lete gjennom alt på nytt hver gang.
Skriv listen kort, gjerne bare med avsender og stikkord om hva saken gjelder, i stedet for å kopiere hele meldingen. Målet er ikke å lage en detaljert oversikt, men å ha noe å sjekke raskt når man lurer på hva som fortsatt mangler svar.
Oppdater listen når svaret er sendt
Så snart et svar er sendt, strykes meldingen fra listen med det samme, slik at den alltid viser det som faktisk gjenstår. En liste som ikke oppdateres, mister raskt sin verdi og blir bare enda en ting å holde styr på.
Går det noen dager uten at en melding på listen blir besvart, er det verdt å spørre seg selv hvorfor. Kanskje venter man på informasjon fra noen andre, og da kan det være greit å notere det kort ved siden av, slik at ventetiden ikke blir en gåte senere.
Listen kan også brukes til å se om enkelte meldinger egentlig ikke lenger trenger svar. Har situasjonen løst seg selv, strykes meldingen uansett, og listen forblir et pålitelig bilde av det som faktisk står åpent.
En slik liste blir også nyttig når man skal vurdere hvor mye tid som faktisk går med til oppfølging i løpet av en uke. Ser man at listen stadig vokser uten at noe krysses av, kan det være et tegn på at enkelte oppgaver bør løses på en annen måte enn med enda en kort melding. Noen velger å farge eller merke de meldingene som har ligget lengst, slik at de skiller seg ut og ikke drukner blant nyere punkter. Den lille investeringen i en oversiktlig liste betaler seg raskt tilbake i færre stressende overraskelser.
